7诀窍帮你有效管理时间

许多人应该一样,常常看到很棒的时间管理的文章,却常常很难将它落实在生活当中。通常我们能区分事情的优先顺序,优先去做重要的事情。可是,但除非事到临头,不然我们还是会去做“想做”而不是“该做”的事情。

所以,善用时间其实有两个障碍,第一个是克服自己的欲望,第二个才是如何善用时间。时间管理前先自我管理,你为什么而活的?要提升自我管理的能力,首要任务是找到自己的 “渴望”。确认完自己的目标后,可以试着把目标分解、划分步骤,再规划期限。例如:我一年内要减十公斤,前半年要达到六公斤。这个目标比起“我要减肥”来得明确得多。

时间管理的目的是什么?应该是让我们自己更进步,离自我目标更接近,而为了达到这个目标,需要长时间的努力。有句话这么说:“没有奇迹,只有累积。”只要持续优化时间,时间的复利就会回报给你,而当时间的复利回报的时候,你已经跟别人拉开很大一段的差距了。持续累积,创造奇迹。让以下几个观念帮助你更有效管理时间。

1.让事情数位、格式、规律化

善用“Google Calendar”精准掌握每一场会议;不必马上处理的待办事项先以“奇妙清单”分类建立,再运用闲暇之余完成它。时间很是残酷,切记别让精华花在“找东西”、“忘记事情”、“迟到”里,真正的效率在于你有多在意,而适合的数位工具绝对能助你一臂之力。

2.想清楚要达成的结果

这个原则听起来似乎没有什么特别,但却时常被忽略。在列出待办事项的工作清单时,我们多半只想着把要做的工作写下来,却没有退一步想,明天、下星期、或下个月要达成的目标是什么。没有想清楚目标,就觉得每件事情都是重要的、必须紧急完成。时间管理很重要的一个原则就是决定不做哪些事情。一旦你有了清楚目标,就知道哪些事情不该做。英国知名生涯管理顾问马克‧佛斯特建议,与其列出该办事项(to-do list),不如改成不该办事项(not-to-do list)。其实一整天工作下来,让我们分心或是被打断的情况数也数不清,虽然知道自己该做什么非常重要,但是清楚自己不该做什么更重要。

3.每天做一点更有效率

如果必须完成一份报告或专案,你会每天按部就班逐步完成其中某个部份,还是集中在某个时段完成?正确的方法是,每天做一点比较有效率。好比说,你要学习新的乐器或是语言,最有效的学习方法就是每星期固定上课与复习。原因在于,人的大脑需要时间消化与吸收资讯、创造连结、最后形成新的想法或观点。不论是写报告或是负责专案,如果把事情集中在很短时间内完成,一方面会让自己感到极大的压力,心里会有强烈的抗拒感,不愿意开始。另一方面,如果时间过于仓卒,反而很难有好的想法出现,甚至是完全没有想法,结果只会让自己愈来愈焦虑。切割工作、分阶段完成是很重要的,但是也不需要把时间拉太长。想必你也有过这样的经验,如果太早开始,因为距离最后期限还有很长的时间,通常不是很用心在做。

4.节约你的注意力

“重要的资讯,其实很有限”,每天你是否会不由自主的很常滑FB、IG、LINE、Wechat,会追踪很多新闻、媒体资讯、还有很多粉专或名人的讯息,这样对于养成阅读习惯或吸收新知很有帮助,可是当这些讯息跟资讯变成过量的时候,反而分食了很多时间。很多资讯对我们而言其实是不必要的,讯息不用急着马上回、IG或FB错过了一些贴文也无妨、少追的一些议题,重要的自然会被刷上来。接着,把一些人或粉专退追踪吧,减少无谓的讯息干扰,在脸书创造更有价值的空间。另一个就是在固定的时间一次浏览就好,利用搭车、等车、饭前的零碎时间,用零碎时间做这些零碎的事情,再合适不过。

5.把握碎片时间,零碎空档也是好时机

当你必须分秒必争,就让通勤做片刻的阅读时光、喝咖啡的空档佐上几则新闻粮食、以走楼梯的过程锻鍊心肺、睡前整理房间的一隅顺便整顿思绪。大部分的日子里你可以选择用心感受,然而偶尔一心多用,零碎空档也可以是宝贵的时间沙漏,无需刻意安排完整的时段执行任务,每天偷一点时间,时间就会潜移默化住进生活里。

6.少即是多

如果是无法避免的例行公事,如从早晨到睡前必须的日常保养,那就提升效率,多一点果决,更多一分轻松。卸下过多瓶瓶罐罐的堆叠和时间,改以轻量奢华的态度保养,褪去生活中繁杂的零零总总,让时间花得更有价值而事半功倍。

7.比完美更重要的是完成

追求卓越本意良善,然而倘若你懂得面对瑕疵,它会蜕变成进步的空间,让不完美的余力化为下一步迈进的动力。练习美中不足是一种体悟,脸书营运长 Sheryl Sandberg 说着: “Done is better than perfect ”,不必劳心费神追求绝对完美,而是聪颖地在该向前的时后积极进取,把握机会挺身而进。

文章取自:詩华日报副刊